Umowa lub statut często decydują o tym, jak przez kolejne lata będą wyglądały relacje pomiędzy wspólnikami, właścicielami nieruchomości czy innymi uczestnikami danego przedsięwzięcia. Dlatego przy dokumentach o większym znaczeniu nie zawsze warto ograniczać się do gotowego wzoru znalezionego w internecie.
W niektórych przypadkach forma notarialna jest wymagana przez przepisy, w innych strony mogą wybrać ją dobrowolnie. Sporządzenie umowy lub statutu u notariusza w Tomaszowie Mazowieckim może zwiększyć pewność co do treści dokumentu, prawidłowej formy czynności oraz jej skutków prawnych.
Umowy notarialne Tomaszów Mazowiecki – dlaczego warto rozważyć tę formę?
Notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym strony muszą albo chcą nadać formę notarialną. Czynności notarialne dokonane zgodnie z prawem mają charakter dokumentów urzędowych.
Oznacza to, że forma notarialna nie sprowadza się jedynie do podpisania wcześniej przygotowanego dokumentu.
Notariusz ma obowiązek sporządzać akty i dokumenty w sposób zrozumiały i przejrzysty, czuwać nad prawami oraz słusznymi interesami uczestników czynności, a także udzielać im niezbędnych wyjaśnień.
Większe bezpieczeństwo treści umowy
Jedną z podstawowych zalet sporządzania dokumentu u notariusza jest możliwość dokładnego określenia praw i obowiązków stron.
W praktyce problemem wielu samodzielnie przygotowanych umów nie są nawet oczywiste błędy, lecz brak postanowień dotyczących sytuacji, których strony początkowo nie przewidziały.
Może chodzić przykładowo o:
- sposób rozwiązania umowy,
- warunki zbycia udziałów,
- odpowiedzialność stron,
- reprezentację,
- zasady podejmowania decyzji,
- skutki śmierci jednego ze wspólników,
- warunki zmian umowy.
Dobrze przemyślany dokument może ograniczyć ryzyko późniejszych nieporozumień.
Notariusz powinien wyjaśnić skutki podpisywanego dokumentu
Przed dokonaniem czynności notariusz powinien udzielić stronom niezbędnych wyjaśnień dotyczących jej znaczenia. Ma również obowiązek odmówić dokonania czynności sprzecznej z prawem.
To istotna różnica w porównaniu z prostym podpisaniem dokumentu przygotowanego samodzielnie.
Strony mogą przed podpisaniem aktu wyjaśnić wątpliwości dotyczące poszczególnych zapisów i upewnić się, jakie konsekwencje prawne wywołają ich oświadczenia.
Statut spółki – dlaczego jego treść ma tak duże znaczenie?
Statut nie powinien być traktowany wyłącznie jako dokument potrzebny do rejestracji podmiotu.
W przypadku spółki akcyjnej Kodeks spółek handlowych wymaga, aby statut określał m.in. firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, kapitał zakładowy, liczbę i rodzaj akcji oraz zasady dotyczące organów spółki.
W praktyce statut może regulować znacznie więcej kwestii związanych z organizacją przedsiębiorstwa.
Umowy i statuty spółek powinny uwzględniać przyszłość
Dokument warto przygotować nie tylko z myślą o sytuacji istniejącej w dniu założenia spółki.
Dobrze jest wcześniej zastanowić się, co stanie się w przypadku:
- wejścia nowego wspólnika lub akcjonariusza,
- sprzedaży udziałów lub akcji,
- konfliktu pomiędzy wspólnikami,
- śmierci jednego z nich,
- zmiany sposobu prowadzenia działalności,
- konieczności pozyskania dodatkowego kapitału.
Wiele problemów pojawia się dopiero kilka lat po założeniu przedsiębiorstwa. Wtedy dobrze skonstruowana umowa albo statut mogą mieć znacznie większe znaczenie niż na początku działalności.
Akt notarialny Tomaszów Mazowiecki – kiedy jest wymagany?
Nie każda umowa musi być sporządzona w formie aktu notarialnego.
Istnieją jednak czynności, przy których przepisy wymagają tej formy. W innych sytuacjach strony mogą zdecydować się na nią dobrowolnie. Prawo o notariacie wprost stanowi, że notariusz sporządza akt, gdy wymaga tego przepis prawa albo gdy taka jest wola stron.
Przykładem obowiązkowej formy notarialnej są liczne czynności dotyczące nieruchomości oraz niektóre czynności związane z zakładaniem i funkcjonowaniem spółek.
Kancelaria notarialna Tomaszów Mazowiecki – weryfikacja dokumentów i stron
Przed sporządzeniem aktu notariusz ustala tożsamość uczestników czynności oraz analizuje dokumenty potrzebne do jej przeprowadzenia.
Akt notarialny zawiera m.in. dane stron, ich oświadczenia, informacje o przedstawionych dokumentach oraz potwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany.
Ma to szczególne znaczenie przy umowach dotyczących większego majątku lub skomplikowanych stosunków gospodarczych.
Umowa notarialna a późniejszy spór
Forma notarialna nie gwarantuje, że pomiędzy stronami nigdy nie powstanie konflikt.
Może jednak ułatwić ustalenie, co dokładnie zostało uzgodnione, kto uczestniczył w czynności i jakie oświadczenia zostały złożone.
Ponieważ prawidłowo sporządzony akt notarialny jest dokumentem urzędowym, jego znaczenie dowodowe jest większe niż zwykłego prywatnego dokumentu.
Doświadczenie notariusza przy umowach i statutach
Przy wyborze kancelarii warto zwrócić uwagę na doświadczenie w obsłudze określonego rodzaju czynności.
Innego przygotowania wymaga umowa dotycząca nieruchomości, innego umowa spółki, a jeszcze innego rozbudowany statut przedsiębiorstwa.
Pomocne mogą być również opinie klientów dotyczące sposobu wyjaśniania zapisów, organizacji pracy oraz możliwości wcześniejszego przesłania projektu dokumentu do analizy.
Przejrzystość kosztów sporządzenia umowy
Koszt zależy od rodzaju czynności, wartości jej przedmiotu oraz zakresu dokumentu.
Przy bardziej rozbudowanych umowach lub statutach warto jeszcze przed wizytą przedstawić kancelarii podstawowe założenia i poprosić o orientacyjną wycenę.
Pozwala to ustalić, jaka część kosztów stanowi taksę notarialną, a czy pojawiają się również podatki, opłaty sądowe albo inne należności.
FAQ – umowy i statuty Tomaszów Mazowiecki
Czy każda umowa powinna być sporządzona u notariusza?
Nie. Wiele umów może zostać skutecznie zawartych w zwykłej formie pisemnej. Forma notarialna jest konieczna wtedy, gdy wymaga jej ustawa, ale strony mogą wybrać ją również dobrowolnie.
Czy notariusz może przygotować projekt umowy?
Tak. Prawo o notariacie pozwala notariuszowi sporządzać na żądanie stron projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów.
Czy notariusz sprawdza zgodność umowy z prawem?
Tak. Notariusz nie może dokonać czynności sprzecznej z prawem i powinien czuwać nad prawidłowym zabezpieczeniem praw oraz słusznych interesów uczestników.
Ile kosztuje sporządzenie umowy w kancelarii notarialnej Tomaszów Mazowiecki?
Koszt zależy od rodzaju dokumentu, wartości przedmiotu czynności oraz jej złożoności. Najlepiej przed wizytą przekazać kancelarii podstawowe informacje i poprosić o indywidualne wyliczenie.
Planujesz zawarcie ważnej umowy lub przygotowanie statutu?
Przy dokumentach, które mają regulować relacje stron przez wiele lat, warto zadbać nie tylko o spełnienie minimalnych wymogów formalnych, ale również o precyzyjne opisanie praw, obowiązków i możliwych przyszłych sytuacji.
Jeżeli planujesz sporządzenie umowy lub statutu w Tomaszowie Mazowieckim, skontaktuj się wcześniej z kancelarią notarialną, przedstaw założenia planowanej czynności i ustal, jakie dokumenty oraz informacje będą potrzebne do jej przygotowania.